10 SUGERENCIAS PARA UNA ORGANIZAR UN FIESTA EXITOSO

Si alguna vez organizaste un fiesta, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Planear un fiesta no es una tarea fácil. Pero puedo identificar 10 puntos importantes que debe tener en consideración para que todo salga correcto.
 

1. Definir el propósito y el formato

 


Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico acerca de este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato de la fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la repartición de roles dentro del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a obtener el fin del evento.

 

 

2. Preste suficiente concentración a la planeación



El programa debe incluir logística, material y la promoción de la fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada integrante tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una tarea. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

 

 

3. Elabore su costo teniendo en cuenta condiciones imprevisibles



Vea la relación de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

 

 

 

4. El diablo está en el pormenor



Si desea maravillar gratamente a sus asistentes, analice en por completo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si posee un rincón fotográfico interesante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría ofrecer la posibilidad de acudir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta maravillar a la concurrencia y genera el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esto es exactamente lo que crea la impresión de un evento.

 

 

5. Verifique el zona y considere un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más insospechado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no marche de manera correcta en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

 

 

 

6. Asignar responsabilidades



Es muy importante distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la parte de premeditación sino incluso durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de comidas, conexión con la prensa, etc. Cada persona precisa tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del convivio.

Entregue a cada elemento del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa consejos adicionales a quién contactar para un problema particular.

 

 

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de un fiesta. El estilo de evento, su concurrencia objetivo, los recursos interiores y el presupuesto determinan su modo de ubicarse de mercadeo. Al optar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero concretos, en lugar de hablar acerca de la convivio para casi todos.

También es fundamental crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la idea del convivio a su audiencia.

 

 

8. Preste consideración al servicio



Asegúrate de que tu equipo siga la regla de la cara de pato. Sea amable con los asistentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, incluso si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es sobre como han sido tratados y el entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

 

 

9. Lleva a cabo una control final 24 horas previo del convivio



Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos importantes y preparó los elementos impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del convivio, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

 

 

10. Solicitar comentarios



Probablemente estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será difícil para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final del fiesta o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la labor de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus eventos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de un fiesta. Esto será beneficioso en caso de que su evento se celebra de nuevo.

Cualquiera que sea el fiesta que organice, sea animoso y jamás tenga angustia a las sorpresas, ¡y su evento será un éxito!

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